KPI ဆိုတာ

KPI ဆိုတာ

KPI တွေဟာ လုပ်ငန်းတွေကို သူတို့ရဲ့မဟာဗျူဟာမြောက်ရည်မှန်း ချက်၊ ပန်းတိုင်တွေအပေါ်မှာ ဘယ်လောက်ထိ ဆောင်ရွက်နိုင်ပြီလဲဆိုတာကို နားလည်ဖို့ကူညီပေးပါတယ်။ ဒီထက်ပိုပြီးအကျယ်တဝင့်ပြောရရင် KPI တွေဟာ လုပ်ငန်းတွေအနေနဲ့ သူတို့သွားရမည့်ရည်မှန်းချက်ပန်းတိုင်အပေါ်မှာ သွားနေပြီလား၊ ဘယ်နားရောက်နေပြီလဲလို့ သူတို့နဲ့သက်ဆိုင် သူတွေကို ပြောပြ ပေးတဲ့ အရေးကြီးသတင်းအချက်အလက်တွေပဲဖြစ်ပါ တယ်။ ဒါ့အပြင် KPIs တွေဟာ လုပ်ငန်းတွေကို ရှုပ်ထွေးလှတဲ့နားလည်ဖို့ ခက်လှတဲ့လုပ်ငန်းရဲ့အောင်မြင်စွာစွမ်းဆောင်နိုင်မှုတွေကို ပိုမိုနားလည်ဖို့လွယ်ကူတဲ့ Indicators  တွေအဖြစ် ပြောင်းလဲပေးပြီး ဆုံးဖြတ်ချက်ချမှတ် မှုပိုမိုလွယ်ကူစေမယ့်အပြင် လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်ကိုပါ တိုးတက်စေပါ လိမ့်မယ်။

ကြည့်လိုက်ရင် ရှုပ်သလိုထင်ရတဲ့ KPIs  ဟာ တကယ်တော့ ကျနော်တို့နေ့စဉ်ဘဝမှာ ကြုံတွေ့နေရတဲ့ကိစ္စရပ်တချို့နဲ့ အလားသဏ္ဍာန်ဆင်ပါ တယ်။ ဥပမာကြည့်အောင် - ကျနော်တို့နေထိုင်မကောင်းလို့ဆရာဝန်သွားပြတယ်ဆိုပါစို့။ ဆရာဝန်က ကျနော်တို့က ဘာပြောမလဲ။ သေချာတာက ဘာဖြစ်တာလဲ လို့စမေးမယ်။ နောက်ပြီး သူဆက်လုပ်မှာက ပေါင်ချိန်မယ်၊ သွေးတိုင်း မယ်၊ အဖျားတိုင်းမယ်၊ နှလုံးခုန်နှုန်းတွေ တိုင်းမယ်မဟုတ်ပါ လား။ အဲဒီအချက်အလက်တွေဟာ ကျနော်တို့ ဘယ်လောက်ကျန်းမာ သလဲဆိုတာရဲ့ညွှန်းကိန်းတွေမဟုတ်ပါလား။ အလားတူပါပဲ။ KPIS တွေကိုကြည့်ပြီး ကျနော်တို့ရဲ့လုပ်ငန်းကို ကျနော်တို့အကဲဖြတ်လို့ ရနိုင်ပါတယ်။

          တကယ့်လက်တွေ့မှာတော့ ကျနော်တို့ဟာ KPI ကို သေချာနားမလည်ကြသလိုပဲ မလိုအပ်ဘဲ လျှောက်သုံးနေကြတာမျိုး ဖြစ်နေကြပါတယ်။ အများအားဖြင့် KPI တွေကို ငွေကြေးဆိုင်ရာကိန်းဂဏာန်းလောက်ပဲ ယူဆထားကြတာမျိုးလဲရှိလေရဲ့။ ဒါပေမဲ့ အဲလိုစဉ်းစားတာမှားပါတယ်။ KPI အတွက် သတင်းအချက်အလက်တွေဟာ လုပ်ငန်းအောင်မြင်ဖို့ အတွက် အကောင်းဆုံးအဖြေပေး နိုင်ဖို့နေရာပေါင်းစုံကရယူရတာဖြစ်ပါတယ်။  ရှုပ်ထွေးပြီး လက်ဆုပ်လက်ကိုင်ပြဖို့ခက်တဲ့ လုပ်ငန်းရဲ့အချက်အလက်တွေ ကို KPIs တွေသုံးပြီး ခြေရာခံတိုင်းတာလို့ရပါတယ်။ အထူးသဖြင့် လုပ်ငန်းအောင်မြင်ဖို့အရမ်းအရေးကြီးတဲ့အချက်အလက်တွေဟာ ဘယ် အခြေအနေကနေ ဘယ်အခြေအနေအထိ ရွေ့လျားနေသလဲ ကြည့်ပြီး စဉ်းစားဆုံးဖြတ်လို့ရတာပေါ့။ 

          မကောင်းတာတစ်ခုက တိုင်းတာလို့ရတဲ့အရာတစ်ခုနဲ့ တိုင်းတာသင့်တဲ့အရာတွေက အများအားဖြင့်ဆက်စပ်လို့မရတာပါ။ လိုတဲ့သတင်းအချက် အလက်ကဘာလဲရှာ၊ ပြီးတော့မှ Performance တိုင်းဖို့  Indicators ကို သေချာဒီဇိုင်းထုတ်မယ်ဆိုရင် အဲဒါဟာ KPI  ပဲဖြစ်ပါလိမ့်မယ်။ အဲဒီ KPI ကို ဖော်ထုတ်ပြီးအသုံးချရမယ့်အစား ကုမ္ပဏီတွေက ဘာလုပ်ကြသလဲဆိုတော့ရေခဲ  (ICE)

နည်းလမ်းကို သုံးကြပါတယ်။ အဲဒါက 

(၁) Identify everything that is easy to measure and count

 ဘယ်အရာတွေက တိုင်းတာလို့အလွယ်တကူရရှိနိုင်မလဲ သေချာရှာဖွေ ဖော်ထုတ်မယ်။

(၂) Collect and report the data on everything that is easy to measure and count

 -  ပြီးရင် အဲဒီအရာတွေနဲ့ပတ်သက်တဲ့ သ တင်းအချက်အလက်တွေကို စုဆောင်းပြီး အစီရင်ခံစာပြုစုမယ်။

(၃) End up scratching your head thinking, ‘What on earth does this all mean and what are we going to do with all this performance data?’  - ခေါင်းကုတ်ပြီးစဉ်းစားရပြီ (အဲဒီသတင်းအချက် အလက်တွေက ဘာကိုပြောပြနေတာလဲ။ အဲဒီအချက် အလက်တွေကို ကိုင် ပြီး ငါဘာဆက်လုပ်ရမလဲပေါ့)

          ကဲ။ မေးစရာရှိတာက မိတ်ဆွေတို့ကော။KPI ကို တကယ်စနစ်တကျ အသုံးချနေကြပြီလား။ ရေခဲတုံးကြီးပဲလုပ်နေကြ တာလား။

ဆုံးဖြတ်ချက်မှန်မှန်ကန်ကန်ချမှတ်ဖို့အတွက် မရှိမဖြစ် KPI

         သေချာထိထိရောက်ရောက်သုံးနိုင်မယ်ဆိုရင် KPIs တွေဟာ ပိုကောင်းတဲ့၊ ပိုမှန်တဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်တွေကို စိုးရိမ်စိတ် အနည်းဆုံးနဲ့ချမှတ်နိုင်ဖို့လိုအပ်တဲ့အထောက်အထားတွေ၊ သတင်းအချက်အလက်တွေကို ပေးစွမ်းနိုင်ပါတယ်။ စီးပွားရေးမှာ လုပ်ငန်းအတွေ့အကြုံတွေ လိုတာမှန်တာပေါ့။နောက်ပြီး တစ်ခါတလေကျတော့ လိုအပ်တဲ့သတင်းအချက်အလက် တွေမရလိုက်ဘဲနဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်ချလိုက်ရတဲ့အချိန်တွေအများကြီး ကြုံကြရမှာပါ။ အဲဒီအချိန်မှာ အမှားအနည်းဆုံးနဲ့ သံသယရှင်းရှင်း၊ အပူအပင် ကင်းကင်းနဲ့ မှန်ကန်တဲ့ဆုံးဖြတ်ချက်ချဖို့ကျတော့ KPIs တွေမရှိရင် ခက်သွားပြီ။

(၁)KPIs တွေကိုသုံးပြီး လုပ်ငန်းအတွက် အရေးကြီးတဲ့မေးခွန်းတွေနဲ့ ပတ်သက်ပြီး အဖြေရှာမယ်။ 

         စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတွေအနေနဲ့ KPI ရှိမှသာ လုပ်ငန်းအတွက် အရေး ကြီးတဲ့မေးခွန်းတွေကို အဖြေရှာနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ငန်းရဲ့မဟာဗျူ ဟာအလိုက် ကိုယ့်လုပ်ငန်းဟာ ရည်မှန်းချက်ပန်းတိုင်ကိုသွားမယ့်လမ်း ကြောင်းပေါ်မှာ ရှိနေရဲ့လားဆိုတာ သိရဖို့အတွက် ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ်ပြန်မေး ရမယ့်မေးခွန်းတွေ အများကြီးရှိပါတယ်။ အဲဒီမေးခွန်းတွေကို သိပြီဆိုတာနဲ့ အဲဒီမေးခွန်းရဲ့ အဖြေကိုရှာဖို့ လိုအပ်မယ့်သတင်းအချက်အလက်တွေရှာဖို့လွယ်သွားပြီပေါ့။ လိုအပ်တဲ့သတင်းအချက်အလက်တွေရပြီဆိုရင် လုပ်ငန်း နဲ့ကိုက်ညီတဲ့ KPI ကိုဖော်ထုတ်ပြီး လုပ်ငန်းရဲ့မဟာဗျူဟာထဲမှာထည့်သုံးလို့ရပြီပေါ့။

          KPI တွေကိုအသုံးချပြီး လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်ကို တိတိကျကျ တိုင်းတာနိုင်သလိုပဲ တစ်ဖန်

- ပြီးခဲ့တဲ့ကာလမှ ဘာရလဒ်တွေရခဲ့တယ်ဆိုတာအခြေခံပြီး အနာဂတ်မှာ တိုးတက်အောင် ဘာတွေဆက်လုပ်မယ်ပြင်ဆင်လို့ရသလို

- ကိုယ့်လုပ်ငန်းရဲ့ Stakeholder တွေကို ရှင်းပြတာ၊ လုပ်ငန်းရဲ့ Compliance ဘယ်လောက်ဖြစ်သလဲဆိုတာကို ဖော်ပြနိုင်တာစတဲh အကျိုးကျေးဇူးတွေရပါလိမ့်မယ်။ 

- လိုအပ်ချက်ပေါ်မှာ အာရုံစိုက်ပြီး အားထုတ်လုပ်ဆောင်စေနိုင်မှာဖြစ်တဲ့အပြင် Output ကိုလည်း ထိန်းချုပ်နိုင်စေမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ 

(၂) KPIs ကိုသုံးပြီး စွမ်းဆောင်ရည်တိုးတက်အောင်လုပ်ကြမယ်

          တကယ်လို့သာ လုပ်ငန်းတွေမှာ လိုအပ်တဲ့သတင်းအချက်အလက်အပြည့်အစုံရှိမယ်ဆို ပိုကောင်းတဲ့ဆုံးဖြတ်ချက်တွေချမှတ်နိုင်မယ်ဆိုတာ ငြင်းစရာမရှိပါဘူး။ အဲဒီသတင်းအချက်အလက်တွေကတစ်ဆင့် ဘာတွေကအလုပ်ဖြစ်တယ်၊ ဘာတွေက အလုပ်မဖြစ်ဘူးဆိုတာ သင်ယူလို့ရနိုင်မှာဖြစ်ပြီး စွမ်းဆောင်ရည်တက်လာစေမှာဖြစ်ပါတယ်။ ဒါအပြင် KPIs တွေ ဟာ တခြားအပြင် လောကမှာ ဘာတွေဖြစ်နေလဲဆိုတာကို သိစေနိုင်မယ့်အ ပြင် လုပ်ငန်းကိုလမ်းကြောင်းမှန်ပေါ်ရှိနေသလားဆိုတာကို သေချာ သိရှိစေပါလိမ့်မယ်။

(၃) ကိုယ့်လုပ်ငန်းရဲ့ Stakeholder တွေကို ရှင်းပြခြင်း လုပ်ငန်းရဲ့ Compliance ဘယ်လောက်ဖြစ်သလဲဆိုတာကို ဖော်ပြနိုင်ခြင်း

          KPIs တွေအနေနဲ့ လုပ်ငန်းရဲ့ Stakeholder တွေကို လိုအပ်တဲ့သတင်းအချက်အလက်တွေပေးနိုင်စွမ်းသလိုပဲ လုပ်ငန်းဟာ ဘယ်လောက်ထိ စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းတွေနဲ့အညီ လုပ်ဆောင်နေသလဲဆိုတာကိုသိစေနိုင်ပါ တယ်။ အဲဒီရည်ရွယ်ချက်အတွက် တိုင်း တာမယ်ဆိုရင်တော့ Regulators တွေအတွက် လိုအပ်မယ့်အစီရင်ခံစာတွေ ညွှန်ကိန်းတွေ  (ဥပမာအားဖြင့်နှစ်စဉ်ဘဏ္ဍာရေး စာရင်းတွေ၊ အကောင့်တွေနဲ့ စွမ်းဆောင်ရည်အစီရင်ခံ စာတွေနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ အစီရင်ခံစာတွေ) ကို မဖြစ်မနေပြုစုရမှာဖြစ်ပါတယ်။ 

(၄) လိုအပ်ချက်ပေါ်မှာအာရုံစိုက်ပြီး အားထုတ်လုပ်ဆောင်စေနိုင်မှာဖြစ် ခြင်းနဲ့ Output ကိုလည်း ထိန်းချုပ်နိုင်စေနိုင်ခြင်း

          KPIs တွေကိုသုံးပြီး ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ အလေ့အထကို အာရုံစိုက်နိုင်မှာ ဖြစ်သလို သူတို့ရဲ့ Output ကိုလည်း စောင့်ကြည့်ထိန်း ချုပ်နိုင်မှာဖြစ်ပါ တယ်။ နည်းနည်းတော့ လူသားမဆန်ဘူးလို့ ယူဆနိုင်သော်လည်း KPIs တွေနဲ့သာလျှင် ဝန်ထမ်းနဲ့လုပ်ငန်းအကြား အပြုသဘောဆောင်တဲ့ Dialogue တွေပြုလုပ်ဖို့ပိုမိုအားကောင်းစေမှာဖြစ်ပါတယ်။ 

         ဥပမာအားဖြင့် မန်နေဂျာတစ်ယောက်ဟာ လုပ်နည်းလုပ်ဟန်တစ်ခုနဲ့ ပတ်သက်ပြီး သိပ်ခေါင်းမာတယ်ပေါ့။ ဒါပေမဲ့ သူ့လုပ်ပုံလုပ်နည်းနဲ့ပတ်သက် ပြီး သူ့ဝန်ထမ်းတွေကလည်း နည်းနည်းမှသဘောမတူဘူးဆိုပါစို့။ အဲလိုအ ခြေအနေမျိုးမှာ KPIs ကသာလျှင် နှစ်ဘက်စလုံးအတွက် ဘယ်သူ့စဉ်းစား ချက်က မှန်ကန်သလဲ၊ ဘယ်သူ့ဆောင်ရွက်ချက်ကမှန်ကန်သလဲဆိုတာ ဘက် လိုက်မှုကင်းကင်းနဲ့ ဆုံးဖြတ်ပေးနိုင်ပါလိမ့်မယ်။ အလားတူပဲ။ 

ဝန်ထမ်းတစ်ယောက်က သူလုပ်ရမယ့်လုပ်ငန်းတာဝန်ကို သူမလုပ် ဘူးဆိုရင် KPIs တွေ က သူ့ရဲ့အားသာချက်၊ အားနည်းချက်တွေကို ချက်နဲ့လက်နဲ့ပြောပြနိုင်စေပါလိမ့်မယ်။