Key Performance Indicator (KPI)

Key Performance Indicator (KPI) ဆိုတာ ဘာလဲဆိုရင်   ဥပမာ ကုမ္ပဏီတစ်ခု (သို့မဟုတ်) လုပ်ငန်းတစ်ခုအနေနဲ့ ပြောရမယ်ဆိုပါက ကုမ္ပဏီရဲ့ project တို့၊ program တို့၊ လုပ်ငန်းရဲ့ ထုတ်ကုန်ပစ္စည်းများ၊ Target များ၊ Profit များအပေါ် တုံ့ပြန်မှုကိုကြည့်ပြီး တွက်ချက်လေ့ရှိကြကာ မိမိတို့ရည်ရွယ်ချမှတ်ထားတဲ့ ပန်းတိုင်တွေဆီ ဘယ်လောက်ထိအရောက်သွားနိုင်လဲ၊ ကိုယ့်လုပ်ငန်းတွေ ဘယ်လောက်ထိအောင်မြင်နေလဲ၊ မိမိတို့ မျှော်မှန်းသတ်မှတ်ထားတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်တွေ၊ Target တွေဆီ ရောက်ရဲ့လား ဆိုတာ KPI ကို ကြိုတင်သတ်မှတ် အသုံးပြုပြီး ဆန်းစစ်တိုင်းတာကြည့်နိုင်တဲ့တန်ဖိုးတစ်ခုလို့ နားလည်ထားရပါမယ်။

အထူးသဖြင့် လုပ်ငန်းအောင်မြင်ဖို့ အရမ်းအရေးကြီးတဲ့ အချက်အလက်တွေဟာ ဘယ်အခြေအနေကနေ ဘယ်အခြေအနေအထိ ရွေ့လျားနေသလဲ ကြည့်ပြီး စဉ်းစားဆုံးဖြတ်နိုင်ဖို့ ဒီ KPI တွေဟာ မိမိတို့ လုပ်ငန်း‌တွေရဲ့ မဟာဗျူဟာမြောက် ရည်မှန်းချက်တွေ၊ ပန်းတိုင်တွေအပေါ်မှာ ဘယ်လောက်ထိ ဆောင်ရွက်နိုင်ပြီလဲ ဆိုတာကို နားလည်သဘောပေါက်ပြီး လုပ်ငန်းတွေအနေနဲ့ ဘယ်ကို ဦးတည်နေပြီလဲ၊ သတ်မှတ်ထားတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ပန်းတိုင်တွေ အပေါ်မှာ သွားနေပြီလား၊ လုပ်ဆောင်နေပြီလား ဘယ်အခြေအနေကို ရွေ့လျားနေပြီလဲ စသဖြင့် ကြည့်ပြီး လုပ်ငန်းတိုးတက်အောင်မြင်မှုအတွက် ရှုပ်ထွေးလှတဲ့၊ နားလည်ဖို့ ခက်ခဲတဲ့လုပ်ငန်းရဲ့အောင်မြင်စွာ စွမ်းဆောင်နိုင်မှုတွေကိုပိုမိုနားလည်ဖို့ လွယ်ကူတဲ့ Indicators တွေအဖြစ် ပြောင်းလဲပေးပြီး ဆုံးဖြတ်ချက်ချမှတ်မှုများ ပိုမိုလွယ်ကူစေသည့်အပြင် လုပ်ငန်းတိုးတက်မှုများအတွက် များစွာ အထောက်အကူပြုစေနိုင်တာမို့ KPIs တွေကိုကြည့်ပြီး  မိမိတို့ရဲ့ လုပ်ငန်းများကို  မိမိတို့ အကဲဖြတ်လို့ ရနိုင်ပါတယ်။ ထို့အပြင် KPIs  သတင်းအချက်အလက်တွေဟာ လုပ်ငန်းအောင်မြင်ဖို့အတွက် အကောင်းဆုံး အဖြေပေးနိုင်ဖို့ ရှုပ်ထွေးပြီး လက်ဆုပ်လက်ကိုင်ပြဖို့ ခက်တဲ့ လုပ်ငန်းရဲ့အချက်အလက်တွေကိုတောင် KPI တွေသုံးပြီး တိုင်းတာလို့ ရပါတယ်။ ထို့ပြင် KPI ကို နည်းလမ်းများစွာနဲ့လည်း ဖော်ပြလို့ရပါတယ်။ KPI ဆိုတဲ့နေရာမှာ လုပ်ငန်းတိုင်းနဲ့ ကိုက်ညီတဲ့ metrics set တစ်မျိုးထဲဆိုတာတော့ မရှိပါဘူး။ လုပ်ငန်းတစ်ခုနှင့် တစ်ခု၊ ဌာန တစ်ခုနှင့်တစ်ခု တူညီတာမဟုတ်တာကြောင့် လုပ်ငန်းတစ်ခုနှင့်တစ်ခုရဲ့ KPI တိုင်းတာမှုမျာလည်း တူညီနိုင်မှာမဟုတ်ပါဘူး။ ထို့ကြောင့်  internet ပေါ်မှာတွေ့ရတဲ့ ရှည်လျားတဲ့ KPI တွေကို အကုန်လိုက်ပြီး လုပ်ဆောင်မယ့်အစား မိမိတို့လုပ်ငန်းနဲ့ ကိုက်ညီမယ့် မှန်ကန်တိကျတဲ့ KPI ကိုပဲ သေချာသတ်မှတ်အသုံးပြုသင့်ပါတယ်။

KPIs ဆိုတဲ့နေရာမှာ ဥပမာ financial ဌာန (ငွေကြေးပိုင်းဆိုင်ရာ)မှာဆိုရင်လည်း အသုံးစရိတ်၊ ကုန်ကျငွေ၊ ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှုတွေ၊ အမြတ်ငွေတွေ၊ အလုပ်သမားငှားရမ်းတာ စသဖြင့်နှင့် သက်ဆိုင်သော (ငွေကြေးပိုင်းဆိုင်ရာ) KPI, Marketing ပိုင်းမှာဆိုရင်လဲ Marketing နှင့် သက်ဆိုင်တဲ့ ကြော်ငြာမှုအပိုင်း၊ Promotion အပိုင်း၊ အရောင်းဌာနအပိုင်း၊ Customer feedbacks, Service ဝန်ဆောင်မှုအပိုင်း‌တွေ စသဖြင့်နှင့် သက်ဆိုင်သော KPI ဆိုပြီး အခြေခံအသေးစိတ်ကစလို့ လုပ်ငန်းအောင်မြင်ဖို့အထိ ထိုကဲ့သို့ လုပ်ငန်းနဲ့ ကိုက်ညီပြီး မတူကွဲပြားတဲ့ KPIs တွေကို သေချာသတ်မှတ် အသုံးပြုမယ်ဆိုရင် လုပ်ငန်းရဲ့အနာဂတ်ကို ကြိုတင်ခန့်မှန်းနိုင်ပြီး အောင်မြင်မှုရရှိနိုင်မှာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ဆက်လက်၍ KPI ၏ Level အကြောင်းကို ပြောရမယ်ဆိုရင် KPI မှာ အကြမ်းဖြင်းအားဖြင့် KPI Level (၂) ဆင့် ရှိပါတယ်။

(၁) High-Level KPI နဲ့

(၂) Low-Level KPI ဆိုပြီး ရှိပါတယ်။

(၁) High-Level KPI

High-Level KPI တွေကတော့ လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံးကို ခြုံပြီးတော့ အဲ့ဒီလုပ်ငန်းတစ်ခုလုံးရဲ့ အောင်မြင်မှုလုပ်ငန်းစဉ်တွေအပေါ် အဓိကပစ်မှတ်ထားတိုင်းတာလေ့ရှိတဲ့ High level KPI ဖြစ်ပါတယ်။

(၂) Low-Level KPI

Low-level KPI ကတော့ ဒီလုပ်ငန်းမှာ ပါဝင်တဲ့ ဌာနတစ်ခုချင်းစီ၊ အစိတ်အပိုင်း တစ်ခုချင်းစီရဲ့ လုပ်ဆောင်မှုကိုအဓိကပစ်မှတ်ထားပါတယ်။ ဥပမာ- အရောင်းဌာနရဲ့ KPI ကတော့ ဘယ်လို၊ Marketing ဌာနရဲ့ KPI ကတော့ ဘယ်လို၊ HR ဌာနရဲ့ KPI ကတော့ ဘယ်လို ဆိုပြီး အသေးစိတ် သတ်မှတ်ဆန်းစစ်တိုင်းတာ အကဲဖြတ်တဲ့ Low Level KPI ဖြစ်ပါတယ်။

ဆက်လက်၍ KPI ၏ Categories အကြောင်းကို ပြောရမယ်ဆိုရင် KPI မှာ အကြမ်းအားဖြင့် KPI Categories (၂) ခု ရှိပါတယ်။

(၁) Quantitative KPI

(၂) Qualitative KPI ဆိုပြီး ရှိပါတယ်။

(၁) Quantitative KPI

Quantitative KPI ကတော့ ဥပမာ အရောင်းဌာနတစ်ခု ဆိုကြပါစို့။ အရောင်းဌာနတစ်ခုမှာဆိုရင် မိမိတို့ထုတ်ကုန်တစ်ခု ရောင်းချလိုက်တယ်ဆိုရင် ထုတ်ကုန်တစ်ခုရဲ့ ဒီတစ်နှစ်ရောင်းအားပမာဏဟာ ဘယ်လောက်လဲဆိုတာကိုပဲ ကြည့်မယ်၊ ဒီပစ္စည်းအပေါ် Customer တွေရဲ့ Feedback တွေကို မကြည့်ဘဲ တွက်ချက်တာမျိုးပါ။ ထိုထုတ်ကုန်တစ်ခုနှင့် ဆက်စပ်တဲ့ လူပုဂ္ဂိုလ်ရေးရာ ခံစားချက်တွေ၊ ကြိုက်တယ်၊ မကြိုက်ဘူးဆိုတာတွေ၊ ကုန်ပစ္စည်းအပေါ် သဘောထားအမြင်မှတ်ချက်ချမှုတွေ မပါဘဲ ရောင်းအားပမာဏ၊ အရေအတွက်ပမာဏ၊ အမြတ်ပမာဏကိုပဲ ကြည့်ပြီး တိုင်းတာတဲ့ Quantitative KPI ဖြစ်ပါတယ်။

(၂) Qualitative KPI

Qualitative KPI ကတော့ Customer‌ ‌တွေရဲ့ ခံစားချက်တွေ၊ ပစ္စည်းအပေါ် ထင်မြင်ချက်တွေ သုံးသပ်ချက်တွေကို ကြည့်ရှုဆန်းစစ်တာမျိုးပါ။ မိမိတို့ထုတ်လိုက်တဲ့ ပစ္စည်းကို လူတွေကြိုက်ရဲ့လား၊ ဘယ်နေရာတွေမှာများ လိုအပ်ချက်ရှိနေလဲ ဆိုတဲ့ တုံ့ပြန်ချက်တွေကို အမြဲနားစွင့်နေပြီး အရေအတွက်ထက်၊ အမြတ်ထက် အရည်အသွေးပိုင်းကို ဦးစားပေးပြီး မိမိတို့ရဲ့လုပ်ငန်းအပေါ် ပြန်လည် သုံးသပ်ဆန်းစစ်တဲ့ Qualitative KPI ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ဆက်လက်၍ KPI တွေ များစွာ ရှိတဲ့အထဲမှ HR KPI အကြောင်းကိုလဲ အနည်းငယ် မျှဝေသွားပါမယ်။

What are Human Resources KPI?

HR strategy က ကုမ္ပဏီရဲ့ goal ကို ရရှိဖို့အတွက် ဝန်ထမ်းတွေ လိုအပ်တဲ့ ကိရိယာတွေ၊ ပတ်ဝန်းကျင်၊ ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ပုံတွေနဲ့ အရင်းအမြစ်တွေကို ဖြန့်ဝေပေးတာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ထို့ပြင် ကျွန်မတို့ HR မှာလုပ်ဆောင်နေတဲ့ business outcomes တွေကို တွက်ချက်တိုင်းတာခြင်း၊ ခြေရာခံခြင်း စတာတွေကို လုပ်ဆောင်ရပါမယ်။  မိမိတို့ HR ကလုပ်ဆောင်နေတဲ့ strategy ဟာ ကိုယ့်ရဲ့ business ကို အထောက်ပံ့ပေးနေဖို့ လိုအပ်တာကြောင့် ထောက်ပံ့ပေးနိုင်ဖို့အတွက် company သို့မဟုတ် လုပ်ငန်းရဲ့ culture ကို တည်ဆောက်ထားကြရပါတယ်။ ဒါ‌ကြောင့် ကိုယ်လုပ်ဆောင်နေတဲ့ strategy တွေ မှန်ကန်ရဲ့လားဆိုတာ ဘယ်လိုသိနိုင်မလဲ။  မိမိတို့လုပ်ဆောင်နေတဲ့အရာတွေက company ရဲ့ objectives အပေါ် တစ်ခုခု သက်ရောက်လာတဲ့အခါ ဘယ်လိုသိနိုင်မလဲ။ ဒါတွေကို သိဖို့ ပထမဆုံးအနေနဲ့ business ရဲ့ HR key performance indicators (KPI) ကို သတ်မှတ်ဖို့ လိုအပ်လာပါတယ်။ ဒီ HR KPIs ဟာလုပ်ငန်းရဲ့ specific area တွေကို တိကျတဲ့ metrics များ နဲ့တိုင်းတာခြင်းဖြစ်တာကြောင့် HR KPI က လုပ်ငန်း၏ short term သာမက long term goals တွေကိုပါ ဘယ်လို သွားနေတယ်ဆိုတာ သိရှိနားလည်နိုင်ဖို့ တိုင်းတာတဲ့ HR KPI တန်ဖိုးတစ်ခု ဖြစ်တယ်လို့  နားလည်ထားရပါမယ်။ ဒါဆိုရင် ဆက်ပြီး KPI တစ်ခု ဘယ်လို ဖန်တီး အသုံးချကြမလဲဆိုရင်

(၁) လမ်းညွှန်ပြကိရိယာ (Navigational tool) 

(၂) ဆုံးဖြတ်ချက်ချတဲ့နေရာမှာ (Decision-making tool) အဖြစ်အသုံးချကြမယ်။

(၁) လမ်းညွှန်ပြကိရိယာ (Navigational tool)

လုပ်ငန်းတွေအတွက် KPI ဆိုတာ မိမိတို့လုပ်ငန်းရဲ့ project လုပ်ငန်းစဉ်တွေဟာ လမ်းမှန်ပေါ်ရောက်နေရဲ့လား (သို့မဟုတ်) နစ်နာဆုံးရှုံးမှုတွေကို ဦးတည်နေပြီလားဆိုတာ သိရှိနားလည်ဖို့အတွက် လမ်းညွှန်ပြကိရိယာ (Navigation tools) အဖြစ် သုံးကြပါတယ်။ အရောင်းဌာနမှာဆိုရင်လဲ ကုန်ပစ္စည်းရဲ့ရောင်းအားတက်နေလား၊ ကျနေလား၊ တုံ့ပြန်မှုတွေ ကောင်းမကောင်း သုံးသပ်တိုင်းတာတဲ့ Navigation tool တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။

(၂) ဆုံးဖြတ်ချက်ချတဲ့နေရာမှာ ( Decision-making tool)

လုပ်ငန်းအတွက် ဆုံးဖြတ်ချက်ချတဲ့နေရာမှာလည်း KPI လိုအချက်အလက်မျိုးရဖို့က အရမ်းအရေးကြီးပါတယ်။ အချက်အလက်တွေရှိမှသာလျှင် လုပ်ငန်းစဉ်တစ်ခုလုံးကို ရှု့ထောင့်မျိုးစုံကနေ ဝေဖန်ထောက်ရှုပြီး မှန်ကန်တဲ့ဆုံးဖြတ်ချက်ကို ချနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ မှန်ကန်တဲ့ KPI ကို ရွေးချယ်နိုင်ဖို့ဆိုတာ လုပ်ငန်း (သို့မဟုတ်) အဖွဲ့အစည်းအတွက် ဘာကအရေးကြီးလဲဆိုတာ နားလည်မှုအပေါ် အများကြီးမူတည်တာကြောင့် မိမိတို့‌ ‌ကောက်ယူထားတဲ့ KPI အချက်အလက်တွေကိုကြည့်ရှုပြီး project တစ်ခု စသင့်မစသင့်၊ ဆက်လုပ်သင့်မလုပ်သင့်၊ လုပ်ငန်းတစ်ခု စသင့်မစသင့် စသဖြင့် ဆုံးဖြတ်လေ့ရှိကြပါတယ်။ ထို့ပြင် KPI ကို အောက်ပါ နည်းလမ်းတွေအဖြစ်လည် အသုံးချလို့ရပါတယ်။

( 1 ) Identify everything that is easy to measure and count. ဘယ်အရာတွေက တိုင်းတာလို့ အလွယ်တကူရရှိနိုင်မလဲဆိုတာကို သေချာ ရှာဖွေဖော်ထုတ်မယ်။

( 2 ) Collect and report the data on everything that is easy to measure and count. အဲဒီအရာတွေနဲ့ပတ်သက်တဲ့ သတင်းအချက်အလက်တွေကို စုဆောင်းပြီး အစီရင်ခံစာ ပြုစုမယ်။

( 3 ) End up scratching your head thinking. What on earth does this all mean and what are we going to do with all this performance data? ထိုသတင်းအချက်အလက်တွေက ဘာကိုပြောပြနေတာလဲဆိုတာ၊ ထိုအချက်အလက်တွေကို ကြည့်ပြီး ဘာဆက်လုပ်ရမလဲ ဆိုတာကို ဆက်လက် စဉ်းစားဆုံးဖြတ် လုပ်ဆောင်ကြရပါတယ်။

ထို့ကြောင့် နောက်ဆုံးအနေနဲ့ကတော့ HR KPI ကို ဥပမာအနေနဲ့ အချက် (၈) ချက် နဲ့ မျှ‌ဝေပေးချင်ပါတယ်။

8 examples of HR KPI

(၁) ပျက်ကွက်မှုနှုန်း (Absence rate)

လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ ပျက်ကွက်မှုနှုန်းဟာ များသောအားဖြင့် ဝန်ထမ်းကို  အလုပ်ချိန်ရက်ပေါင်း စုစုပေါင်းအားဖြင့် ပျက်ကွက်တဲ့အလုပ်ချိန် အရေအတွက်ကို ခွဲခြားပြီး တွက်ချက်ကြပါတယ်။

(၂) ပျက်ကွက်မှု ကုန်ကျစရိတ် (Absence cost)

လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ စုစုပေါင်းပျက်ကွက်မှု ကုန်ကျစရိတ်ကို ဝန်ထမ်းလစာ၊ ပျက်ကွက်မှုအတွက် အစားထိုးကုန်ကျစရိတ်စတဲ့ အချက်များကို ထည့်သွင်းတွက်ချက်ပါတယ်။ ဒီ KPI ကတော့  အလုပ်သမားကာကွယ်မှုမြင့်မားတဲ့ လုပ်ငန်းတွေအတွက် ပိုပြီးသင့်လျော်ပါတယ်။

(၃) အကျိုးခံစားခွင့်များအပေါ် ‌ကျေနပ်မှု (Employee productivity rate)

Human capital ထုတ်လုပ်မှုရဲ့ တိုးတက်မှုစွမ်းရည်နဲ့ပတ်သက်ပြီး ပြုလုပ်ပါတယ်။

(၄) ဝန်ထမ်းများရဲ့ စိတ်ကျေနပ်မှု (Employee satisfaction index)

ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ စိတ်ကျေနပ်မှုကိုလည်း ဝန်ထမ်းတွေကို ‌တွေ့ဆုံပြီး attitude surveys တွေလုပ်ပြီး စစ်ဆေးကြပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေစိတ်ပျော်ရွှင်ကျေနပ်မှု မရှိခြင်းဟာ turnover ဖြစ်စေတဲ့ အဓိကအချက်ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

(၅) ဝန်ထမ်းများနဲ့ ထိတွေ့မှု (Employee engagement)

ဝန်ထမ်းတွေနဲ့ ထိတွေ့ဆက်ဆံမှုတွေကိုလည်း attitude surveys တွေကပဲ တစ်ဆင့် တိုင်းတာကြပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေနဲ့ ထိတွေ့မှု ပိုများလေလေ ထုတ်လုပ်မှုစွမ်းအားပိုများလာခြင်း၊ customer service ပိုကောင်းမွန်လာခြင်း၊ turnover rate နည်းသွားခြင်း အစရှိတဲ့ ‌ကောင်းကျိုးတွေ ရနိုင်ပါတယ်။

(၆) ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ တီထွင် ဆန်းသစ်နိုင်မှု (Employee innovation index)

ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ တီထွင်ဆန်းသစ်နိုင်မှုတွေဟာ များသောအားဖြင့် လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုရဲ့ သော့ချက်ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

(၇) အတွင်းပိုင်း မြှင့်တင်ရေး  (Internal promotion rate)

ဒီ KPI မှာတော့ ရာထူးတစ်ခုခုရှိသူတွေကို အတွင်းပိုင်း ရာထူးတိုးမြှင့်ပေးခြင်းကို တိုင်းတာတာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလိုလုပ်ဆောင်ခြင်းက လုပ်ငန်းကို အမြတ်အစွန်းများများ ရနိုင်ပြီး အလုပ်ခွင်မှာ ဝန်ထမ်း ပိုမိုမြဲစေပါတယ်။

(၈) ဝန်ထမ်း မမြဲမှု (Turnover rate)

Turnover ဖြစ်ခြင်းကို တိုင်းတာတာကလည် အရေးကြီးတဲ့ KPI တစ်ခုပဲဖြစ်ပါတယ်။ Turnover rate များလာလေ လုပ်ငန်းဟာ ကုန်ကျစရိတ်များလာလေပဲ ဖြစ်ပါတယ်။